Per ragioni di riservatezza e accesso controllato, è buona norma che alcuni documenti vengano protocollati come documenti riservati.
Per capire lo stato di un documento è necessario accedervi (per l’accesso ai documenti si rimanda all’articolo Accesso ai documenti in Titulus) e controllare la sezione Visibilità (indicata in verde in figura).
- Nel caso in cui nella sezione Visibilità sia presente l’etichetta Predefinito, questo significa che il documento è pubblico
- Nel caso in cui nella sezione Visibilità sia presente l’etichetta Riservato, questo significa che il documento è riservato a vita. Nel caso in cui venga indicata anche una data (ad esempio Riservato fino al 31/03/2022) il documento sarà riservato fino al giorno precedente alla data indicata e passerà allo stato pubblico alla data indicata.
Per modificare lo stato di un documento occorre accedere al documento e cliccare sull’icona con le due frecce che si trova nella sezione Visibilità. 
A questo punto il sistema aprirà un pop up con un menu a tendina che permetterà di cambiare lo stato del documento. Cliccando sul pulsante Conferma il sistema modificherà lo stato del documento.
Attenzione
Un documento riservato può essere visualizzato solamente dal suo RPA, da chi è indicato come operatore incaricato e da coloro che sono eventualmente indicati in CC.