In questa pagina descriviamo le principali regole per la scrittura di una voce di anagrafica, descritte all’interno del manuale “ALBA. Aggiornamento dei Lavori e delle Buone pratiche delle Raccomandazioni di AURORA“ scaricabile al link https://www.openstarts.units.it/bitstream/10077/35125/4/ALBA_online.pdf
Per altre indicazioni di redazione vedi anche Raccomandazioni generali di redazione.
La descrizione del corrispondente è un elemento obbligatorio della registrazione di protocollo e costituisce un’attività fondamentale per la gestione dei documenti. Per poter identificare il corrispondente in modo univoco, occorre fornire informazioni adeguate e conformi a criteri condivisi e riconosciuti. In questo contesto la normalizzazione delle informazioni assume un ruolo indispensabile per evitare l’inserimento di anagrafiche ripetute o sbagliate.
Le voci di anagrafica devono essere scritte in modo da identificare il corrispondente in modo univoco e devono essere compilate nel modo più completo possibile.
Per ottenere un’informazione strutturata e per evitare le omonimie o le denominazioni simili, in fase di redazione di una voce di anagrafica, devono essere indicati gli ulteriori elementi noti come, ad esempio, indirizzo, codice fiscale, partita IVA, indirizzo di posta elettronica, indirizzo PEC.
Nel caso in cui una voce di anagrafica risulti incompleta, l’operatore del sistema di protocollo dovrà modificare tale voce, aggiungendo gli ulteriori elementi in suo possesso. Analogamente, se una voce di anagrafica presenta degli errori, questa deve essere modificata, in modo da non pregiudicare la corretta identificazione del corrispondente.
Enti e strutture #
Dato che ciascun ente può prevedere varie ripartizioni, è possibile creare una voce di anagrafica per ciascuna ripartizione dell’organigramma (direzioni, settori, uffici, ecc.) e per ciascun organo esistente. In ogni caso, occorre precisare sempre prima l’ente e successivamente i nomi delle varie ripartizioni procedendo in ordine gerarchico e separando i nomi con un trattino preceduto e seguito da uno spazio. Lo stesso vale per gli organi collegiali: prima si indica l’ente, poi la struttura e infine il nome dell’organo.
Ad esempio, si scrive:
- “Università di Pisa – Direzione del personale – Unità amministrazione personale docente” e non
“Università di Pisa – Unità amministrazione personale docente” o
“Direzione del personale – Unità amministrazione personale docente“ - “Università di Pisa – Dipartimento di biologia – Consiglio di dipartimento” e non
“Università di Pisa – Consiglio di dipartimento di biologia“
Però, laddove il nome dell’ente sia molto lungo o formato da numerose ripartizioni molto articolate dal punto di vista gerarchico, è possibile omettere i livelli gerarchici intermedi purché questi non siano indispensabili all’identificazione univoca della ripartizione.
Tutte le strutture interne all’Ateneo sono già presenti in anagrafica.
I Dipartimenti sono inseriti con la rispettiva organizzazione interna e il proprio indirizzo PEC, in modo da consentire l’invio delle comunicazioni direttamente tramite il sistema. Ad esempio, sono già presenti in anagrafica:
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Unità Didattica
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Unità Ricerca
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Unità Bilancio e Servizi Generali
Con lo stesso criterio, per quanto riguarda l’Amministrazione Centrale, sono inserite le varie Direzioni e Uffici, con la rispettiva struttura organizzativa e l’indirizzo PEC (protocollo@pec.unipi.it). Ad esempio, sono già presenti in anagrafica:
- Università di Pisa – Direzione del Personale
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità Posizione Previdenziale
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità Retribuzioni
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità Amministrazione Personale Docente
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità amministrazione del personale tecnico amministrativo a tempo indeterminato e gestione delle assenze e presenze del personale tecnico amministrativo
Allo stesso modo sono inseriti i Sistemi e i Centri di Ateneo.
Inoltre, sono già presenti in anagrafica tutte le articolazione organizzative del Ministero dell’Università e della Ricerca (MUR) e le principali Direzioni provinciali di Agenzia delle Entrate, INPS e INAIL.
Cariche istituzionali #
Nel caso in cui il corrispondente scriva o riceva documenti nella sua veste istituzionale (sindaco, rettore, ecc.) o a nome della struttura a cui appartiene, la voce di anagrafica deve contenere il nome della struttura e la carica del mittente/destinatario, senza indicare nome e cognome.
Ad esempio, si scrive:
- “Comune di Pisa – Sindaco” e non
“Comune di Pisa – Sindaco” o
“Mario Rossi“ - “Università di Pisa – Rettore” e non
“Riccardo Zucchi”
Tutte le cariche interne all’Ateneo sono già presenti in anagrafica, sia le cariche centrali che quelle relative alle strutture esterne.
Ad esempio, sono già presenti in anagrafica:
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Direttore
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Responsabile Amministrativo
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Dirigente
Organi collegiali #
Quando i corrispondenti sono i componenti di un organo collegiale, le voci di anagrafica devono contenere solo ciò che identifica univocamente l’organo, senza l’utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- “Università di Pisa – Senato Accademico” e non
“Ai componenti nel Senato accademico dell’Università di Pisa” o
“Senato accademico” o
“Università di Pisa – Senato accademico – Tutti i componenti”
Gruppi omogenei di corrispondenti #
Quando i corrispondenti sono un gruppo omogeneo di persone fisiche, le voci di anagrafica devono contenere ciò che identifica univocamente il gruppo di persone, senza l’utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- “Università di Pisa – Dipartimento di biologia – Personale tecnico amministrativo” e non
“Al personale tecnico amministrativo del Dipartimento di biologia” o
“Dipartimento di biologia – Personale tecnico amministrativo“ - “Università di Pisa – Personale docente” e non
“A tutto il personale docente dell’Università di Pisa“
Analogamente, nel caso in cui i corrispondenti siano un gruppo omogeneo di ripartizioni, le voci di anagrafica devono contenere ciò che identifica univocamente le ripartizioni di destinazione, senza l’utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- “Università di Pisa – Dipartimenti” e non
“A tutti i dipartimenti dell’Università di Pisa“
Corrispondenti esteri #
I nomi di corrispondenti esteri, sia di persona che di struttura, devono essere riportati in lingua originale utilizzando solo le lettere dell’alfabeto italiano (ad esempio il carattere “ç” deve essere sostituito con “c”). Unica eccezione a questa regola si ha per i nomi di stato, che devono essere riportati in lingua italiana.
I nomi stranieri, normalmente, non vengono tradotti. Laddove lo si ritenga necessario, però, i nomi delle strutture possono essere tradotti e la forma italiana segue sempre quella in lingua originale.
Ad esempio, si scrive:
- “University of Oxford” oppure
“University of Oxford – Università di Oxford” e non
“Università di Oxford“ - “Erwin Schrodinger” e non
“Erwin Schrödinger“
Proposizioni e titoli onorifici #
Nelle voci di anagrafica non devono essere MAI inserite le preposizioni (“Al”, “Alla”, “Ai”, etc.) prima del nominativo del destinatario o prima della carica/ruolo:
Ad esempio si scrive:
- “Università di Pisa – Rettore” e non
“Al Rettore dell’Università di Pisa” o
“A Riccardo Zucchi”
Nel caso in cui il mittente/destinatario sia una persona fisica, nella voce di anagrafica deve essere inserito il nome e cognome, senza MAI inserire il titolo onorifico (Prof., Dott., ecc.).
Ad esempio si scrive:
- “Mario Rossi” e non
“Prof. Mario Rossi”
Indirizzo postale #
L’indirizzo postale nelle voci di anagrafica viene scritto nella forma italiana e comprende nome della strada o della piazza e numero civico separati da virgola, comune, codice di avviamento postale, provincia, stato (solo per gli stati esteri). Per le strade e le piazze dedicate a persone fisiche, ad avvenimenti e anniversari, i nomi devono essere scritti senza abbreviazioni.
Se il numero civico è seguito da una lettera, questa si scrive di seguito al numero senza spazi. Se invece il numero civico è accompagnato da un altro numero (ad esempio l’interno), questo si scrive di seguito al numero civico, separati da un trattino.
Ad esempio, si scrive:
- “Via Cavour, 37a – 13100 Vercelli” e non
“Via Cavour, 37/a – 13100 Vercelli“ - “Via Ferruccio Parri, 33-12” e non
“Via Ferruccio Parri, 33 int. 12“