Qui di seguito elencheremo i possibili profili che possono essere richiesti per un utente in Titulus.
La richiesta di creazione o modifica di un utente può essere richiesta solamente dal Dirigente, per quanto riguarda l’Amministrazione centrale, o dal Responsabile amministrativo della struttura, nel caso in cui si tratti di una struttura esterna.
La richiesta può essere effettuata mediante il form che si trova all’indirizzo https://su.unipi.it/utentiTitulus,
Qui di seguito la lista dei profili che possono essere richiesti e che verranno descritti nei paragrafi successivi:
- Responsabile
- Ingresso
- Repertori
- Uscita
- Visualizzazione completa
- Visualizzazione parziale
- Organi staff
- Organi standard
Responsabile #
Questo profilo è riservato ai responsabili amministrativi delle strutture esterne e permette, oltre alla protocollazione, anche l’annullamento de numeri di protocollo.
Nel dettaglio questo profilo consente:
Anagrafica #
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
Documenti #
- protocollazione di documenti in arrivo, in partenza e interni
- registrazione di documenti non protocollati
- inserimento di documenti in repertori
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
- annullamento di numeri di protocollo
Fascicoli #
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Ingresso #
Questo profilo è indicato per coloro che svolgono la funzione di protocollisti della struttura e può essere richiesto solo per le strutture esterne.
Nel dettaglio questo profilo consente:
Anagrafica #
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
Documenti #
- protocollazione di documenti in arrivo, in partenza e interni
- registrazione di documenti non protocollati
- inserimento di documenti in repertori
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
Fascicoli #
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Repertori #
Questo profilo è indicato per gli operatori che protocollano in autonomia i documenti su cui hanno operato.
Nel dettaglio questo profilo consente:
Anagrafica #
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
Documenti #
- protocollazione di documenti in partenza e interni
- registrazione di documenti non protocollati
- inserimento di documenti in repertori
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
Fascicoli
#
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Uscita #
Questo profilo è indicato per gli operatori che protocollano in autonomia i documenti in uscita (questo profilo NON permette la protocollazione dei repertori).
Nel dettaglio questo profilo consente:
Anagrafica #
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
Documenti #
- protocollazione di documenti in partenza e interni
- registrazione di documenti non protocollati
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
Fascicoli #
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Visualizzazione completa #
Questo profilo è indicato per gli operatori che utilizzano Titulus solo per accedere ai documenti assegnati all’ufficio in cui sono incardinati.
Nel dettaglio questo profilo consente:
Documenti #
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
Fascicoli #
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
Visualizzazione parziale #
Questo profilo è indicato per gli operatori che utilizzano Titulus solo per accedere ai documenti assegnati direttamente.
Nel dettaglio questo profilo consente:
Documenti #
- accesso a documenti e bozze, pubblici e riservati, assegnati direttamente
Fascicoli #
- accesso a fascicoli assegnati direttamente
Organi staff #
Per quanto riguarda gli aspetti della gestione documentale, questo profilo ha gli stessi privilegi del profilo Repertori.
Per quanto riguarda l’utilizzo del modulo Titulus organi, questo profilo permette:
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni pubbliche assegnate direttamente, all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni riservate assegnate direttamente
- inserimento di istruttorie e comunicazioni che NON richiedono approvazione da parte del responsabile prima di poter essere inserite in O.d.G.
Organi standard #
Per quanto riguarda gli aspetti della gestione documentale, questo profilo ha gli stessi privilegi del profilo Repertori.
Per quanto riguarda l’utilizzo del modulo Titulus organi, questo profilo permette:
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni pubbliche assegnate direttamente, all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni riservate assegnate direttamente
- inserimento di istruttorie e comunicazioni che richiedono approvazione da parte del responsabile prima di poter essere inserite in O.d.G.