Una volta avuto accesso a una registrazione di protocollo (per l’accesso ai documenti si rimanda all’articolo Accesso ai documenti in Titulus) il sistema mostra i dettagli relativi alla registrazione in una schermata simile a quella di figura.
Abbiamo qui evidenziato le varie sezioni:
- Oggetto
Questa sezione, indicata con “1” in figura, mostra l’oggetto del documento. L’icona che si trova a sinistra dell’oggetto indica se si tratta di un documento in ingresso, in uscita, tra uffici o un documento non protocollato. - Numero di protocollo
Questa sezione, indicata con “2” in figura, mostra il numero di protocollo del documento e l’anno di protocollazione. Mediante il menu a tendina presente nella sezione, è possibile visualizzare anche l’ID del documento. Nel caso in cui il documento sia un repertorio, mediante il menu a tendina è possibile visualizzare anche il numero di repertorio. - Data di protocollazione
Questa sezione, indicata con “3” in figura, mostra la data in cui il documento è stato protocollato. In caso di documento differito (cioè documento in ingresso protocollato in un giorno diverso dal suo arrivo) il sistema mostra sia la data di arrivo che la data di protocollazione. Cliccando sull’icona a destra della data di arrivo, è possibile visualizzare la motivazione del differimento. - Classificazione
Questa sezione, indicata con “4” in figura, mostra la classificazione del documento. - Segnatura
Questa sezione, indicata con “5” in figura, mostra il numero di protocollo in formato standard. - Documento
Questa sezione, indicata con “6” in figura, mostra il documento indicato come principale nella registrazione di protocollo. Gli altri documenti allegati alla registrazione possono essere recuperati accedendo alla scheda Allegati che si trova a destra di Documento. - Mittente
Questa sezione, indicata con “7” in figura, permette di accedere alle informazioni sul mittente del documento. Nel caso in cui il documento sia in ingresso, la sezione conterrà indicazioni sul mittente del documento. Nel caso in cui il documento sia in uscita, la sezione conterrà i dati dell’RPA del documento, dell’eventuale operatore incaricato e degli eventuali utenti in copia conoscenza. - Destinatari
Questa sezione, indicata con “8” in figura, permette di accedere alle informazioni sul destinatario del documento. Nel caso in cui il documento sia in uscita, la sezione conterrà indicazioni sul destinatario del documento. Nel caso in cui il documento sia in ingresso, la sezione conterrà i dati dell’RPA del documento, dell’eventuale operatore incaricato e degli eventuali utenti in copia conoscenza. - Annotazioni
Questa sezione, indicata con “9” in figura, mostra le eventuali annotazioni inserite nella registrazione di protocollo. Il sistema mostra, oltre all’annotazione, il nome di chi l’ha inserita e la data e l’ora in cui è stata inserita. - Icone
Nella sezione in alto a sinistra, indicata con “10” in figura, sono presenti alcune icone che possono risultare utili nella gestione del documento.
Modifica – Permette di modificare i campi modificabili della registrazione di protocollo
Rispondi – In caso di documento in ingresso crea automaticamente una bozza di documento in partenza inserendo il mittente del documento come destinatario. La bozza di documento viene creata con stesso oggetto, stessa classificazione e stesso RPA
Inoltra – Permette di selezionare un destinatario esterno e crea automaticamente una bozza di documento in partenza con stesso oggetto, stessa classificazione, stessi documenti allegati e stesso RPA
Ripeti nuovo – Permette di creare una bozza del documento con stessa tipologia (ingresso, partenza, ecc.), stesso oggetto, stessa classificazione, stesso RPA e stesso corrispondente esterno