Per accedere ai documenti, è necessario accedere al sistema e selezionare una delle vaschette che si trovano a destra della schermata principale nella sezione “Documenti in gestione” (per una descrizione del contenuto delle varie vaschette, si rimanda all’articolo Homepage principale). In questo modo il sistema mostrerà la lista dei documenti presenti all’interno della vaschetta.
Ciascun documento è caratterizzato da un’icona che permette di capirne la tipologia con una semplice occhiata.
Ciascuna tipologia di documento viene indicato con un’icona diversa:
Protocollo in ingresso (questa icona viene utilizzata sia per i documenti protocollati lo stesso giorno in cui sono stati ricevuti, sia per i protocolli differiti)
Protocollo interno
Protocollo in partenza
Documento non protocollato
La lista di documenti presenti mostra, per ciascun documento, alcune informazioni essenziali:
- Tipologia di documento
Tipologia del documento, che viene indicata mediante l’utilizzo di icone diverse - Oggetto
Oggetto del documento - Numero e data di protocollo
Numero di protocollo, per i documenti in ingresso, in uscita e tra uffici. In caso di repertori, non viene indicato il numero di protocollo, bensì il repertorio in cui il documento è stato inserito e il numero di repertorio. Inoltre viene mostrata la data in cui il documento è stato protocollato - Dettagli
In caso di documenti in ingresso o in uscita o tra uffici, il sistema mostra il mittente (Da) e il destinatario (A). In caso di repertori, il sistema mostra il responsabile del documento (Responsabile)
Nel caso in cui i documenti della vaschetta siano più di 10, questi vengono mostrati suddivisi in più pagine. In basso a destra sono presenti i pulsanti che permettono di navigare tra le varie pagine. Il sistema permette anche di scegliere il numero di documenti da visualizzare in ciascuna pagina
Per accedere a un documento è sufficiente cliccare sull’oggetto del documento a cui vogliamo accedere. Facendo in questo modo, il sistema aprirà la registrazione di protocollo, contenente le informazioni inserite in fase di protocollazione.