Come noto, il DPCM 13 novembre 2014 – Regole tecniche in materia di documento informatico / Produzione dei documenti digitali – reca l’OBBLIGO per la Pubblica Amministrazione di produrre gli originali dei propri documenti in formato digitale. Trattandosi di un OBBLIGO, ne deriva la necessità di dare seguito al processo di dematerializzazione finalizzato ad eliminare l’utilizzo della carta.
Per la realizzazione di questo importante obiettivo all’interno del nostro Ateneo, sono di seguito descritti i vari passi da compiere per la corretta gestione di un documento digitale, dalla sua creazione alla sua protocollazione:
- L’operatore crea il documento utilizzando un comune programma di video scrittura (Word, ecc.).
- L’operatore salva il documento in formato .pdf (scegliendo il formato .pdf nel menu a tendina “Salva come:” di Word). Laddove possibile, sarebbe auspicabile salvare il documento in formato pdf/A (vedi Differenze tra documento pdf e documento pdf/A).
- L’operatore invia il documento in formato .pdf, al firmatario. L’invio può avvenire caricando il documento su una cartella condivisa oppure utilizzando direttamente il Libro firma (vedi Libro firma)
- Il firmatario firma digitalmente il documento ricevuto utilizzando, possibilmente, una firma di tipo PAdES (vedi Differenza tra firme digitali CAdES e PAdES) e ottenendo in questo modo un nuovo file ancora in formato .pdf.
- Il firmatario invia il documento firmato digitalmente all’operatore (questo passaggio avviene in automatico nel caso in cui il documento sia stato inviato tramite Libro firma).
- L’operatore protocolla il documento firmato digitalmente caricando su Titulus direttamente il file firmato.
Occorre tenere presente che:
- Durante l’iter appena descritto, il documento non viene MAI stampato. Infatti la stampa, e successiva eventuale scansione, di un documento firmato digitalmente non hanno alcun valore giuridico;
- Il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia [della forma scritta] prevista dall’articolo 2702 del codice civile (art. 21, c. 2 CAD).
Nel caso in cui sia necessario avere il numero di protocollo sul documento firmato digitalmente, è sufficiente seguire l’iter appena descritto e, una volta caricato il documento su Titulus, cliccare sull’icona con in tre pallini che si trova in basso a destra del documento e cliccare poi sulla voce “Scarica stampigliatura“.
In questo modo il sistema produrrà automaticamente un documento .pdf con firma ancora valida e relativa segnatura di protocollo. Tale automatismo, però funziona solo con documenti firmati con firma PAdES che, quindi, restano in formato .pdf anche dopo l’apposizione della firma.