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title: "Gestione documentale | Documenti in formato PDF e PDF/A"
description: Articolo operativo su come riconoscere e creare un documento in formato pdf/A
url: "https://it.unipi.it/configurazioni/gestione-documentale/documenti-in-formato-pdf-e-pdf-a/"
updated: "2026-10-14"
category: Gestione documentale
tags:
  - Personale TAB
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# Gestione documentale | Documenti in formato PDF e PDF/A

Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file creato da Adobe nel 1993 e concepito per fare in modo che la rappresentazione del contenuto dei documenti non dipenda dall’ambiente in cui stiamo operando. In pratica **un file in formato PDF viene visualizzato sempre nel solito modo, indipendentemente dai programmi che utilizziamo per visualizzarlo**. 

Il formato PDF prevede alcuni tipi di sotto-formato. Quello di maggior interesse per la Pubblica Amministrazione è il **PDF/A**, in quanto **è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione a lungo termine** **dei vari documenti su supporto digitale**.

Per capire come individuare, creare e trasformare un file in formato PDF/A, si rimanda ai paragrafi qui di seguito.

### Creare un documento in formato PDF/A da Word

Per creare un documento in formato PDF/A è possibile utilizzare **Microsoft Word**, creando inizialmente un comune file *.docx*. Una volta terminato il documento, occorre procedere come segue:

- Cliccare su "***File***" e successivamente su "***Salva con nome***"
- Cliccare sulla voce "***Altre opzioni***"
- Utilizzare il menu a tendina “***Salva come***” per scegliere “PDF (*.pdf)”
- Nel pop up scegliere la cartella in cui salvare il file e il nome da assegnare al nuovo file
- Cliccare sul pulsante "***Opzioni***..."
- Mettere il segno di spunta alla voce "***Conforme PDF/A***"
- Cliccare sul pulsante "***Ok***"
- Cliccare sul pulsante "***Salva***"

In questo modo il file .pdf che abbiamo creato è in formato PDF/A.

**Attenzione**
Questa opzione è disponibile **solo su macchine Windows**. Stiamo lavorando per individuare una soluzione anche per macchine Linux e MAC. Ad ogni modo, è sempre possibile eseguire la conversione con Acrobat o con LibreOffice.

### Capire se un documento è in formato PDF/A

I file in formato PDF e in formato PDF/A hanno entrambi l'estensione *.pdf*. Quindi per capire se un file *.pdf *è in formato PDF o PDF/A  è necessario aprirlo con un apposito programma. Se apriamo il file con **Adobe Acrobat Reader DC**, nel caso in cui questi sia in formato PDF/A, in alto comparirà la seguente striscia azzurra

![](https://it.unipi.it/wp-content/uploads/2026/08/Banner-Adobe-Acrobat-Reader-DC.gif)

Nel caso in cui si decida di modificare il file con tale programma, questo verrà salvato in formato PDF, e quindi non sarà più in formato PDF/A.  

**Attenzione**
Se un file in formato PDF/A viene **firmato digitalmente con firma PAdES**, questi rimane in formato PDF/A (vedi [Firma digitale di un documento](https://it.unipi.it/configurazioni/firma-digitale/firma-digitale/))

### Trasformare un documento PDF in formato PDF/A con PDF24

Per trasformare un documento .pdf in formato PDF/A, è possibile utilizzare il programma PDF24.
Qui di seguito le istruzioni:

- Cliccare sul riquadro "Organizza PDF"
- Navigare l'albero delle cartelle che si trova nella sezione di sinistra per individuare il file da convertire
- Un volta individuato il file da convertire, trascinarlo nella sezione di destra
- Cliccare sull'icona a forma di dischetto che si trova sopra la sezione di destra (seconda icona)
- Nel pop up che si apre, selezionare la voce "Personalizza..."
- Nel pop up che si apre, utilizzare il menu a tendina "PDF standard" (secondo menu a partire dall'alto) per indicare PDF/A-2
- Cliccare sul pulsante "Continua" che si trova in basso a destra
- Modificare, nel caso in cui serva, il nome del nuovo file e la cartella in cui salvarlo
- Cliccare sul pulsante "Salva"

**Attenzione**
Se trasformiamo un file che presenta una firma digitale da formato PDF a formato PDF/A, **la firma digitale viene eliminata**.